La fuente o emisor es el que inicia el mensaje para lo cual codifica un pensamiento o idea que necesita transmitir. El mensaje es el producto físico codificado por el emisor. Y puede tomar una expresión oral o escrita.

El canal es el medio por el cual viaja el mensaje. Por ejemplo, las actividades laborales de los colaboradores de la institución se puede hacer a través de revistas internas, ficheros, redes sociales, etc. Hay otro tipo de mensaje, como los personales o sociales, que recorren los canales informales de la organización.

El receptor es el sujeto al que se dirige el mensaje. Sin embargo, antes de que éste pueda recibir el mensaje, debe traducirlo o entenderlo de manera tal que lo pueda comprender o interpretar. Esto es la decodificación del mensaje.

La retroalimentación es el último eslabón de cierre del proceso de comunicación y se puede considerar como un control para saber si hemos logrado transmitir nuestros mensajes de acuerdo con el propósito original; determina si ha habido comprensión.

Además las personas se comunican desde contextos diferentes (propios y de su entorno), en un ambiente que puede ser alterado por ruidos que provocan distorsiones.